本章学习重点：
掌握计划制订的内容、技巧及实施与监控计划执行的方法
掌握时间管理的要领
掌握事务成本控制的方法
掌握沟通的方式、技巧及实际工作中的沟通要求
主题词：计划管理时间管理成本控制沟通协调
第一节 计划管理能力
一谈到计划，很多人都认为：计划有什么难的？工作中出问题关键不是计划本身的问题，而是执行问题，我们计划都订得不错，关键是大家是否执行了，执行得怎样。
其实这种说法不完全对。一项工作从设想到实现虽然有多种因素，特别是在执行中做得怎么样直接关系到最后的成果，但如果从一开始制订的计划就有问题，那么就会做很多无用功。
一、目标与计划制订要点
1·确定目标
确定目标是制订计划的基础。目标除了指明方向以外，还可以作为标准来衡量实际的绩效。制订目标应遵循的SMART原则包括具体的、可衡量的、可达成的、具相关性的、按时间划分这五个要素。如下所示：
S——Specific，具体的；
M——Measurable，可衡量的；
A——Attainable，可达成的；
R——Relevant，具相关性的；
T——Time-based，按时间划分的。
只有具备SMART的计划才具有良好的可实施性，也才能指导和保证计划的可实现性。
2·制订计划
高级文秘在制订计划时，不能脱离实际业务的需求去空想。可以通过部门的述职报告了解所在部门、所在岗位的业务定位，通过沟通了解上级主管的业务目标、上级主管对你的期望和要求以及其他相关岗位的业务接口的要求。
(1)计划的内容
计划须包括以下内容：
①目前的情况，现在所处的位置。
②前进的方向——做什么，向哪里前进。
③行动——需要怎么做才能达到。
④人员责任——由谁来做。
⑤开始日期。
⑥计划的阶段性反馈，或突发事件发生时，紧急处理程序。
⑦结束日期。
⑧预算成本。
(2)计划的制订技巧
①分析要达到的工作目标。
②判断所处的工作环境。
③找出影响目标实现的决定性因素。
④分析所拥有的资源，如人员情况、产品优势、资金、时间等。
⑤依据所拥有的资源和决定性因素，分析研究各种达到目标的可能方法，选择最有可能的方法。
⑥根据所选定的方法拟定具体的实施方案，将各项工作分配给各个人员，并建立相应的评估和考核方法，以此对相应人员的工作进行考评。
⑦对行动进行有效而合理的排序，如哪些行动可以同时进行，哪些行动必须要按照一定的顺序进行等。
⑧决定完成各个行动项目所要的时间，并得出整个计划完成所需要的时间。
⑨建立追踪计划、评估和修正的方法和程序，这样有利于及时发现来自执行人员自身由于工作能力、经验等方面原因造成的问题，从而进行辅导、人员补充或人员调换。
3·制订计划常见错误
首先，一说到工作计划就认为是长期计划。
二是没有弹性。
三是没有充分考虑实现计划所需要的人员、资源、时间和期望等条件，不符合实际。
四是没有包括一套处理各种情况的方案，在制订计划时没有统一意见。
五是制订计划时过于注重时间性安排，而忽略了其他的因素。
六是注重计划的可操作性。
七是没有使参加行动的人员了解。
八是没有明确对下属的工作标准。
九是对于涉及的相关部门和同事的情况，在制订计划时没有同未来的合作者进行沟通。
提醒您
好计划一般具有以下特征：
1·详尽并且清晰，使目标不存在如下疑问：要完成什么·由谁来完成·什么时间完成·
2·完整，以避免行动中造成脱节。
3·要符合实际，以现有的人员、资源、时间可以做得到。
4·要有弹性，使这个计划能够配合新的情况或者能够充分利用新出现的各种机会。
5·列出优先顺序，使行动成员都能了解什么事情是最重要的。
6·界定行动，使成员能明白哪些活动是希望他做到的，哪些是一定要做到的。
7·附有衡量该计划成功的标准。
8·事先与合作者进行充分的沟通。
9·定出日期以便定期检查计划的进展情况。
二、任务展开，组织实施计划
在根据计划开展工作任务之前，高级文秘应该多从6W3H的角度来思考问题，这将有助于自己的思路更加条理化。
计划的6W3H要素图
计划的6W3H简表
6W
WHAT任务的内容和要达成的目标
WHY为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持
WHEN在什么时间段进行
WHERE任务发生的地点
WHO哪些人员参加此任务，由谁负责
WHICH选择哪项方案
3H
HOW TO用什么方法进行
HOW MANY需要多大或多少
HOW MUCH需要多少成本
三、设置计划控制点，纠正偏差
1·设置阶段性里程碑
很多人以为到这里就应该可以执行计划了。试想，如果没有监控机制，在计划的执行过程中是很难发现问题并加以控制的。因此在目标或任务中设置阶段性的里程碑，通过定期的检查及时发现问题是非常必要的，这样，对自己难以解决的问题就可以获得同事或领导的帮助和支持。比如，你计划在两周之内完成整个部门的乒乓球比赛，那么在第一周进行比赛时就要设立控制点，如果不能进行到一半，显然后面就要靠增加比赛场地、提高比赛效率或者延长比赛时间的方式来确保任务的如期完成。
2·工作日记
写工作周记或日记是一种很好的工作习惯，用这种方式可对计划的执行情况进行总结，并根据发现的各种偏差对计划进行调整和滚动；另外，还可以对前期的工作时间重新进行分配，以不断改进时间管理。
工作日记表
日
期工作
计划重要
性实际完成
情况发现的问
题或偏差是／否按原
计划进行 计划调整
(解决措施)后续
跟踪
第二节 时间管理能力
作为高级文秘，你可能每天都在忙个不停。由于时间的特性，你没办法把时间硬挤出来，时间这项资源非但不可能延长，还会在固定不变的无情速度下被消耗殆尽。时间过了就是过了，任何人都无法再把它找回来。
话虽如此，我们还是可以解决与时间相关的问题，只要你能把自己管理好，提高自己的工作效率，那么像时间不够、事情太多、时间期限太短、上司要求过多、自己的事都没做等诸如此类的问题，就能迎刃而解。
一、了解自身时间管理的状况
只有充分了解了自己使用时间的方式和状况，才可能找出自己时间管理不够好的症结所在，才能够对症下药，不断改进。
以下有一份时间管理状况调查表，希望你认真完成，以对自己有个大体的了解。
【工具】
时间管理自我状况调查表
日期：