行为自检自检情况
今天最具工作效率的是哪一段时间？为什么在这段时间最有工作效率？
续表
行为自检自检情况
今天最不具工作效率的是哪一段时间？为什么在这段时间无工作效率？
今天工作过程中最大的干扰是什么？
今天做了哪些不必要做的事？
今天做了哪些不需要亲自动于的事？这些事可以授权给谁去做？
今天花费了多少时间做重要的事和不重要的事？
从明天开始，应该从哪些方面着重改进时间的使用状况？
二、拟制工作计划
1·整理
每天都可能会有一大堆事情同时朝你蜂拥而来，作为高级文秘的你，如果只顾埋头干活，机械地去完成一件又一件工作，最终不仅完成不了任务，还会弄得自己身心疲惫。因此必须将这些杂乱无章的事情分类整理，把有联系的工作集中起来，特别是那些零碎的事务最好一次性完成，以免各类事务混杂在一起，越堆越多，形成恶性循环。
2·排序
可以把整理好的各类事务按照流程或轻重缓急加以排列。在此着重讲解如何分清工作的轻重缓急，即哪些事务近期必须处理；哪些事务可以暂缓；哪些工作或会议应该列在短期计划表上，或是标上重要记号。请你在排序之前思考以下问题：
【工具】
排序前思考表
某项工作的具体描述
待思考的问题答复
是否能帮助我达到人生某些重要目标？□是目标：□否
续表
待思考的问题答复
是否有确切的期限？□是期限：□否
是否是某个我无法忽视的人交办的，比如上司的命令？□是□否
是否与我的工作或事业有关？□是□否
做，是否可以使我更上一层楼？不做，是否会妨碍我的前程？□是□否
经过对以上问题的思考，你会发现有非常重要的工作，也有相对不重要的工作，但是并不是所有的工作都同等重要；有亟待处理的工作，也有可以暂缓的工作。但是对于暂可以缓办的工作，即使领导没有规定截止日期，自己也要树立一个何时完成的目标。这时就可以运用80／20原则，先判断出哪些工作是重要的20%。
凭借经验，你可将日常事务按照重要、不重要、紧迫和不紧迫四种情况分类，形成下表：
【工具】
重要/紧迫事务分类表
紧迫不紧迫
重要Ⅰ
紧急情况
迫切的问题
限期完成的工作
你不做其他人也做不成
Ⅱ
准备工作
预防措施
价值观的澄清
计划
人际关系的建立
真正的再创造
增进自己的能力
不重要Ⅲ
造成干扰的事、电话
信件、报告
会议
许多迫在眉睫的急事
符合别人期望的事Ⅳ
忙碌琐碎的事
广告函件
电话
浪费时间
逃避性活动
根据上表制作时间管理的矩阵图，并按照公式优先顺序“重要性×紧迫性”来权衡各种事务的优先级，因而下图四个象限的先后处理顺序应该是：Ⅰ→Ⅱ→Ⅲ→Ⅳ。
时间管理矩阵图
3·制订每日行动计划表
将自己的事情按轻重缓急排序以后，就可以按先后顺序制订每日行动计划表。由于工作能够有计划地进行，可以从表中看出哪些是可以同时进行，哪些又是可以集中处理的工作，从而大大缩短整个计划的完成时间。行动计划表应尽量简单明了，项目数量不宜太多，注意量力而行。此外，要随时检查计划表的完成进度，并根据实际情况调整计划。因不得已的原因而不能按期完成任务时，一定要提前通知相关部门，将影响缩小在最小范围。
【工具】
每日行动计划表
项目编号
事件描述
结束时间
重要性
相关责任人
8：00～9：00
9：00～10：00
10：00～11：00
11：00～14：00
14：00～15：00
续表
15：00～16：00
16：00～17：00
17：00～18：00
三、制定并运用标准作业程序
大批量生产既可获利，又能提升效率，其关键就在于产品制造流程中的步骤都一样。因此，这些步骤可写成文件记载下来，让大家能简单轻松地遵照步骤做事。
从这种蓝领阶层提高生产效率的方法中，高级文秘人员一样可以获益匪浅：遇到问题时，根本就不必重新思考该怎么办，想想上次遇到类似状况时怎么解决的就可以，或是做出类似响应即可；从重复事件中学习，把各步骤独立出来，把可以再次使用的影像、图片、文字和表格保存下来，让自己的作业就像工厂的生产线一样有效率；把每项工作划分成几个小步骤，把这些步骤写成标准作业程序，当你要做工作时，就利用相关的标准作业程序作参考。
在你做的工作中，探究哪些工作是一成不变、可以转换成标准作业程序的，找些计算软件或其他工具，帮助你把这些流程自动化。如果已经有更简单、更有效率的解决之道，就不必自己耗时间再去探寻方法。
提醒您
如果你不想自己创造标准作业程序的话，你可以通过其他途径去寻找，只要有心找出做事的秘方，就可以获得许多不同的可用资源。比如清理传真机、换机油的程序，你可以上图书馆、书店或是上网查询。在这些地方可以找到许多有效的方法，这就需要你去阅读并从中学习。
第三节 成本控制能力
说到成本控制，许多高级文秘不以为然，觉得自己又不负责采购，成本控制与自己没什么关系。其实，办公用品管理和办公设备的使用往往是高级文秘的事，而这些都是要耗用消耗品、占用管理成本的。所以，高级文秘一定要对其予以重视。
一、合理使用办公用品
办公用品一般是指企业行政办公所需要的各种物品。做好办公用品的管理，要注意抓好采购、保管、发放使用三个环节。
1·办公用品的采购
采购工作要根据库存及消耗情况，按采购计划要求的质量、数量、品种进行采购，做到既保证需要又不积压过多。在采购时，要选取物美价廉的办公用品，尽量节减行政经费的支出。
2·办公用品的保管
办公用品的保管，主要指办公用品的登记、管理、分配、使用责任的确认以及盘点、交换和养护等，目的是保持办公用品的效能。如果企业的办公用品因保存不良而变质、变形、损坏或丢失，就会造成极大的浪费。因此，购进办公用品以后，应进行妥善保管。
在保管工作中，要及时登记保管账卡，定期(季度或半年)清理库存，做到账物相符，还要根据库存和需求情况定期提出采购计划。在做计划时，要注意防止物资的积压，努力压缩库存，做到节约资金。对库房还要注意加强安全防范工作，经常进行安全检查，防止各种意外事故的发生。
3·办公用品的发放使用
对办公用品的发放管理，要了解企业的发放、使用制度和标准，要严格掌握办公用品的发放范围，根据实际需要进行发放，避免浪费。在办公用品领取和发放工作中，保管员要坚持原则，对不符合领取规定的，要做好解释工作，使其能够理解。
办公用品的使用，一般应遵循经济化、有效化、标准化和制度化的原则。
(1)经济化原则
要求工作人员消耗办公用品的数量必须和其工作的价值等值；如果不等值，消耗量大于价值量，则造成办公用品和经费的浪费，就违反了经济化原则。
(2)有效化原则
行政工作直接消耗的办公用品虽然不能随意浪费，也不应一概简缩，只要使用得当，即使花费多也不能吝惜，以使办公用品发挥出最大的作用。
(3)标准化原则
标准化原则是指为了把有效化原则和经济化原则统一起来，应力求办公用品的使用符合办公的需要，并和办公特点相适应。
(4)制度化原则