对公文、函件经过上述审查、登记以后，即可按要求加盖印章。
①盖章时精神要集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别。印章文字不能盖歪或颠倒。
②以企业名义发出的公文、函件必须加盖企业的印章。
③凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日中三个字(视印章大小而定)，俗称“齐年盖月”。
(5)整理留存材料
把用印留存的材料进行编号整理，立卷归档。对其中具有查考价值的，要在年终整理立卷时归档保存。
(6)正式印章使用的地点
使用正式印章要在办公室内，一般不能将印章携带出企业以外使用，印章不能脱离印章管理人员的监督。在一般印刷厂套印有企业印章的文件时，应有印章管理人员在现场监印。
5·印章的停用
正式印章停用或作废，并启用新印章时，要发旧印章作废、启用新印章的通知。作废的旧印章印在“印模栏”内，用红色；启用的新印章印在“方框栏”内，用蓝色，表示刚刚启用。
6·废印章的存档和销毁
销毁废旧印章，必须报请企业负责人批准，销毁时要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模保存起来，以备日后查对。
二、介绍信管理
介绍信是用来介绍被派遣人的姓名、年龄、身份等情况的专用书信。介绍信的管理者就是印章的管理者，因为介绍信、印章是常放在一块的。
1·开具介绍信的手续
需要企业开具介绍信者，应填写企业介绍信签批单，经所属主管批准后，高级文秘人员根据此单填写介绍信，盖章后发给需用人。履行签批手续，一可防止个人乱用介绍信；二可使企业领导掌握情况。
2·使用介绍信须知
在使用介绍信时，高级文秘应注意以下方面：
第一，负责管理介绍信的高级文秘人员，应严格执行使用介绍信签批手续，否则出现问题无处查对。严禁发出空白信。
第二，介绍信存根应妥善保管，按保密要求归档，保管期五年。
第三，因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应立即退还，未及时退还的，行政部人员要去收回。收回后，将它贴在原存根处，并写明情况，以免丢失。
第四，若发现介绍信丢失，领用人应立即反映情况，及时采取相应措施。
第五，行政部在接待外单位介绍来人时，应认真查对来人姓名、商办事项和介绍信所开列的是否相符。
第六，一项工作需要多次联系的，未结束前，其介绍信可继续使用。结束后，行政部一定要将来人的介绍信收下备查。
第七，对前来借物、借款以及商洽重大事件的人员，当事情已经办妥，在留下介绍信时，行政部人员应要求该人员在介绍信反面签注办理情况，以便日后查对。
3·使用介绍信注意事项
使用介绍信者的合法身份与事由要严格审核。用信人的姓名、身份、人数、事由要一一写清楚，防止冒用和伪诈。
企业名称要用全称或规范化的简称，签署、用印时间要写明。
介绍信要有编号和骑缝章。存根和发出的信要一致。
公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具的，必须经公司主管领导书面批准，综合管理、严格登记、追踪管理。领用部门的人员应填写《空白纸加盖公章明细表》，定期向管理部门返还已使用的文件的复印件，并将未使用的文件交回。
【工具】
空白纸加盖公章明细表
序号申请部门申请人 内容份数领取人
签字承诺返还
日期备注
第七节 商旅活动安排
商务旅行是企业运作的一项重要内容，它既是指上司的商务旅行，也包括高级文秘的公务旅行。作为上司的秘书，应充分了解这方面的规范和要求，为上司做好旅行的行程计划安排，以保证旅行的顺利进行。
一、做好充分的旅行准备
为上司安排旅行时，作为秘书需要做很多的准备工作。下面是高级文秘在准备国内、国际旅行时应该履行的主要职责。
1·准备旅行计划和旅馆信息
准备一份旅行计划，说明出发和到达地点、乘从的交通工具、出发和到达的日期和时间、座位情况、租车情况及旅馆情况。
旅行计划要准备三份，一份给上司、一份给其家人，一份给办公室存档。如果公司还有其他人需要，再额外准备一份。
2·制订约会计划
为上司的旅行准备一份约会安排表，表中应包括：城市名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)、日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址、电话号码及任何需要特别提醒的事情。
如果上司与某位准备洽谈业务的人以前见过面，则要记下当时的情景，以根据旅行的目的、要求，为上司准备随身携带的各种文件(如谈判合同、有关资料、演讲稿等)，必要的时候还需准备一份旅游目的地地图或风土人情、礼节、商业活动的书面介绍。
3·为商务洽谈收集资料
把上司旅行中将处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。所有相关的文件可以用橡皮筋或大号回形针扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。
4·决定旅行用品
把上司商务旅行时需要带的信笺、信封和文具用品列出清单。打点行李时按清单检查，这样就不会丢三落四。
5·行李问题
为每件行李准备识别标签，注意每件行李里面还要放一套(出于安全上的考虑，很多人不愿意把他们的姓名和地址写在贴在外面的标签上)。标签可以从售票处或行李处购买，或从办公用品商店购买。办公室应经常准备一些这样的标签。
提醒您
你的上司也许想知道在飞机上可以免费带多重和多大的行李。通过电话查询航空公司或查阅航空公司发行的旅行手册，你就可以掌握这些信息。
6·安排差旅费
有些公司为出差人员提供预支差旅费，有些公司要等出差回来后报销。作为高级文秘，在收到上司的有关出差信息时，就可以填表申请提取预支差旅费。
7·建立自己的旅行、旅馆信息资料库
虽然你可以找公司旅行部或外面的旅行社帮忙，但你的办公室最好还是收集一些交通图、列车时刻表和航空时刻表，以便解决一些如从北京飞深圳一般需要多少时间这样的一般问题。如果你的上司经常旅行，你可以考虑购买一本介绍旅行的书，或者到图书馆查一查众多的目录和旅行指南，看看哪些信息对你的工作最有用。但你一定要记住，时刻表和票价总是在不断变化，最好还是与公司旅行部或外面旅行社联系，或者上网查找最新信息。
8·其他事项
除了上述准备外，高级文秘还要注意：
办妥旅行中必备的各种手续，如护照、身份证、信用卡等；
办理旅行保险，如意外伤害险等；
同时别忘了相应事务，如随身携带微型录音机、文件夹等工具；
旅行前将自己外出时的工作代交他人处理，并将手头未完成事项记在备忘录上，以便旅行回来继续完成，不至于遗忘或疏忽。
二、订房订票
1·找一个能经常与你联系的旅行社
上司进行商务旅行常常需要秘书帮助他们作出旅行安排，做好出席会议和与别人接触的准备。
旅行社可以为商务旅行者提供多种服务，但不同的旅行社提供的服务各不相同，你在为上司作商旅安排时，必须问清楚是否有你想要的那种服务。大多数旅行社都可以代订机票、制订旅行计划、安排旅馆住宿、在目的地安排租车，还可以提供许多其他服务，如帮你在国外找到导游和翻译等。
若由你充当旅行社与上司之间的联系人，则一定要保证一切都安排得有条不紊，不会给上司带来任何不方便，而一家可以信赖的旅行社将会对你的工作起很大的帮助作用。
所以，你应找一个能经常与你联系的旅行社，因为与你长期合作的人会更加了解和重视你的需要。
当你请求一家旅行社为你的上司安排旅行时，应说清楚有多少人及他们的姓名、年龄、性别。此外，还要说清楚他们想去哪儿、出发和返回日期、旅行方式、旅行级别以及大概要花多少钱。这样旅行社就能告诉你，根据你的预算可以安排什么级别的旅行、坐什么飞机或轮船、在国内和国外坐什么样的火车或住什么样的旅馆等细节。