3·防止电脑病毒
面对“电脑病毒”，可按照公司要求安装防病毒软件，并进行升级；为避免病毒的破坏，可以提前修改电脑日期；如果有兴趣还可以上网学习，掌握一些简单的防病毒知识。
四、信息系统利用
收集信息、建立和维护信息系统的目的在于更好地利用信息。所以，必须懂得如何利用信息系统，否则前面工作做得再好，不会合理利用也是浪费。
员工经常需要查找的信息多是本部门的文件、其他部门的发文、会议纪要、工作联络单、会签单、行业管理部门的通知、通告等，所有这些文档都要按照一定的规则来进行排放，可以将电子文件按照“发文时间+文件名”来命名，纸件文档可按文件号、发文日期、发文部门来分类。然后把建立的信息系统按保密级别在网络上设置共享口令，这样员工就可以通过查找电脑很快地找到他所需要的信息。当然，从保密意识出发，最好定期更新共享密码。
五、信息系统保密
一个公司的信息系统建立得再好，若被竞争对手窃取了，这些本来很重要的信息也就变成了过时的垃圾，所以在信息管理的各个环节，时刻都要有保密意识。
1·商业秘密的范畴
商业秘密，是指不为公众所知悉、能为权利人带来利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。商业秘密主要依靠企业采取保密的方式形成事实上的独占权。其特征有三：一是非公开性；二是价值性；三是保密性。
高级文秘在工作当中接触到的大多数工作或多或少的都包含有秘密的“成分”，如新产品的开发计划、测试报告、试验过程及有关数据、芯片、图纸、产品软硬件设计文件和技术文件，市场供销网、客户名单、销售合同和定价策略，公司的人事档案、财务报表、融资及投资信息，生产计划、物料清单、供应商名单、生产流程和工艺设备、品质管理方式和生产成本及经济合同的履行情况、公司法律诉讼状况等，都属于商业秘密。
2·常见的泄密途径与对策
保密信息可以通过计算机网络、客户、供应商、合作单位、文件管理不当、学术交流、客人参观、招聘信息、展览会等途径传播出去。所以一定要有高度的保密意识，防止信息泄露，比如电脑要设置开机密码、网络密码及屏保，而且要经常更换密码。在与客户、供应商、合作单位以及在学术会、招聘会上等对外交流的过程中不要“知无不言、言无不尽”，对各类文件做好管理，如准备文档查阅登记表，明确员工的查阅权限，机密、绝密文件在无人状态之下锁起来，将含有秘密的废弃文件及时销毁，不要让陌生人随便进入员工的办公区，对于公司以外人员的提问要“酌情回答”，涉及到商业秘密的地方不要随意透露。
第六节 印信管理
企业的印章和介绍信是企业对外联系的凭证和企业权力的标志。很多企业都是上司授权，由高级文秘负责保管和使用印章。
一、印章管理
1·印章的刻制
印章的刻制是印章工作的一个重要环节。不论刻制哪一级单位的印章都要有上级单位批准成立该单位的正式公文。刻制印章时，必须由本单位、本部门申请，开具公函，并详细写明印章的名称、式样和规格，经上级单位批准，到单位所在的公安部门办理登记手续。印章必须在持有公安部门颁发的特种行业营业执照的刻字单位制作。在刻制过程中，要严格按保密要求办理。
【工具】
刻制印章申请表
日期部门经办人 申请印章名称材质形式
申请理由及使用范围：
印章样式：
管理人：
部门领导：
年月日总裁办、中心一级领导：
年月日公司主管领导：
年月日
备注：
2·印章的启用
选择印章的启用时间时，应该提前向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模，同时报上级单位备案。颁发机关和使用机关、单位都要把启用日期的材料和印模立卷归案，永久保存，在启用印章通知规定的启用日期之前，该印章是无效的，只有在规定日期开始后，印章才能使用。
3·印章的保管
(1)选择好印章放置的地方
一般放在企业的机要室或办公室较好。若企业不设机要室或办公室，则应指定专人负责印章保管，并存柜加锁。
(2)选择好保管印章的人员
通常而言，印章一般是由高级文秘保管。所以，高级文秘人员应具有高度责任感、保密观念强、敢于坚持原则。
(3)印章的保管应建立起严密的制度
①要建立印章保管登记册，载明印章名、印文、印模和保管人姓名。
【工具】
印章登记卡
登记日期：登记号码：名称：
印模
管理人：
责任人：
种类：形状：
用途：
制成日期：年月日印章材质：制印人：
废止日期：年月日废止理由：
备注：
②对印章保管人员应明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。
③按保密要求，印章保管人员不得委托他人代取代用。
④保管印章要牢固加锁，防止被盗。用完印章后要随手锁好，不能图省事而将印章随意放置在办公室桌上或敞开保管柜。对于印章被盗用而产生的后果，保管人员应该负有法律上的责任。
⑤一旦发现保管的印章有异常情况或丢失，应该保护现场、报告领导、查明情况、及时处理，必要时，应该报告公安机关协助查找。
实例
小刘是某公司的总经理秘书，平时工作积极认真，很得总经理信任。总经理把公司的公章交给她保管，从来没出过差错。一天，小刘正在做事，一个久违的老朋友打电话过来了。小刘知道总经理不在，就放心地跟朋友聊起来。正聊得开心，一位部门经理小解拿着文件来找她盖章。小解走到旁边的沙发旁，在茶几上盖了公章；见她用完了，小刘随口说：“你先放在那儿吧。”于是小解就把公章放在茶几上自己回去了。这时有个工人搬着一箱稿纸进来，小刘让他把箱子放在茶几上……
下午，总经理回来了，让小刘给一份合同盖章。小刘才发现公章不在抽屉里了。她想起来是上午小解在茶几上用过，赶忙过来找，却没有看见；忽然又想起有工人进来过，她心里一着急，冲进去对总经理说：“经理，不好了，公章被人偷走了！”总经理大吃一惊，连忙问清楚事情的来龙去脉。他让小刘先别着急，自己走到茶几旁一找，原来公章正躺在沙发下面呢。事后，总经理对小刘进行了严厉的批评。
4·用印
高级文秘在使用印章时应做到以下几点：
(1)检查批准用印的签字
用印时，应首先检查是否有相关负责人批准用印的签字。
(2)审阅、了解用印内容
要求不能不看内容就盲目盖印，同时，还要检查留存材料是否安全。
(3)用印登记
每次用印都要进行登记。登记项目包括：用印日期、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等。
【工具】
公司公章用印登记表
用印
日期 内容
摘要批准人 用印
单位承办人监印人用印数 留存
材料
(4)盖印