告诉旅行社你上司的特殊需要，如身体健康问题、飞机座位的喜好、抽烟、旅行期间饮食要求、喜欢早到还是晚到，或其他要求。无论多么细微的要求，都不要忽略。因为旅行社代办人的工作之一就是回答问题并帮助把旅行安排得尽量符合旅行者的要求。
提醒您
到国外旅行时如果提前把所有预订工作都做好，旅途就会既轻松又愉快。如果计划还没有制订好，可以告诉旅行社：希望在何地订旅馆、大概日期、住旅馆的每天花销等。旅行社会做好以下事情：
1·给你当地一家合适旅馆的名字。
2·与推荐的旅馆联系，请求他们尽最大努力满足你的要求。
3·通知旅行社在国外的联系人到达目的城市的大致日期。
2·在预订之前弄清商旅必要信息
现今的公司主管人员一般都乘飞机旅行，但有时也只能乘火车。在你开始预订工作之前，不但要弄清楚上司的目的地，而且还要知道他们喜欢使用的交通工具及公司的相关规定。
不管你找的是外面的旅行社还是公司内部的旅行部，订票和订旅馆时都需要掌握以下信息：
目的地；
合适的启程时间(上午、下午、傍晚或者夜间)；
喜欢的交通工具(飞机、火车或者汽车)；
希望的座位等级(如头等舱)；
是否需要租车和租什么样的车；
是否需要往返交通服务；
到目的地后希望住什么样的旅馆和房间；
特殊旅行或目的地要求(如远程通信设施)。
有时候公司希望员工乘坐特定的航班，若你的上司准备去的城市有好几次航班，你就要把主要的列出来并标上出发及到达的时间，然后交给上司来决定哪次航班最合适。
提醒您
如果订不到想要的票，可以要求旅行社想办法给你订其他时间的票并及时通知你。如果你打听到另外一家航空公司并且办好了订票手续，则一定要记得取消其他预订。
在有些情况下，坐火车也许更方便、更舒服。若是这样，就要准备一份火车时刻表，标明出发和到达的时间、走哪条线及购买火车票的情况。
如果计划中的旅行有好几段行程，可把每段行程的情况分别列出。这种信息对预订工作很有帮助作用。
在旅行计划上也可列出到达城市几家大的汽车租赁公司，以方便租赁。
3·订票
(1)备齐材料
不管是与公司内部旅行部打交道还是与外面的旅行社打交道，办理预订机票手续之前一定要备齐材料。与人联系时应记下对方姓名，同时告之自己的姓名，如需再打电话弄清楚旅行计划的任何疑点，应找对方同一个人。
①需要提供的信息。解释清楚你想订什么样的飞机票并提供所需信息：出发地点和到达地点、预计出发日期和时间、航班号(如果知道)、希望的舱位等级。
②折扣机票。航空公司可能会提供国内特价飞机票或游览票(票价优惠的回程票)。如果你想购买这种票，必须问清有何限制。
③中途停留。如果上司准备旅行中途停留几次，或者不得不作短暂停留，应告诉旅行社中途停留各站到达和离开的大约时间以及在当地的膳宿要求，也可以请旅行社代办订票、租车及往返接送。
提醒您
出发之前，你应直接与航空公司再次确认任何一段行程，以确保万无一失。
(2)仔细核对预订时提出的要求
①检查飞机票。
如果是飞机票，需检查的有：航班号是否正确，出发时间是否符合你的要求，飞机是否在你预想的机场起飞，到达的城市是否是你上司想去的那座，预订的机票是否是你预想的航班，机票是否完整无缺。
②检查火车票。
检查火车票和检查飞机票差不多，主要检查时间、日期、目的地、火车车次、铺位和火车站。另外，应注意检查火车票是否完整无缺。
4·旅馆预订
不管你找公司内部的旅行部还是外面的旅行社，他们都会根据你的要求处理好旅馆的预订并对住什么样的房间提出建议，有些甚至可以向某些旅馆争取优惠价并在这些旅馆开立账户。
进行旅馆预订的时候，向公司内部旅行部或外面的旅行社提供住旅馆者的姓名、抵达时间及大概的离开时间、需要预订怎样的房间，说清楚有什么特殊要求，如健身设施或者通信设施。
若预订需要是确定的，你要事先和预订旅馆声明，这样旅馆就会在第二天结账之前一直把房间留着。但若你想取消预订，下午6：00之前一定要打电话(旅游胜地往往是下午4：00之前)，不然预订当晚得收费。同时应索要一张取消号码存档。
询问旅馆的结账时间，在上司旅行之前，把结账时间记在备忘录里面。若你直接跟旅馆的某个人联系，要弄清楚这个人的姓名和预订号码，以防万一你需要进一步做预订联系。
提醒您
上司旅行或陪同上司旅行，高级文秘应将住宿地点、环境、朝向、设施等事先安排妥帖，考虑周到。陪同上司同行时，高级文秘以邻住为宜，便于有事联络。
住宿应选择不临街、不在楼层尽头，远离楼梯口、靠近安全通道的房间，这样既不因吵闹影响休息，又避免其他住客路过张望造成上司或你本人的不方便，一旦有火灾逃离现场也比较容易。
如果你所在的是家大企业，应根据上司的职位来确定待遇安排，凡属重要者，通常安排有会客室的套房入住，以便开展业务。
即使上司没有要求，预订的房间最好要求靠近电梯或者在大厅的中间，而不是在走廊尽头。尽量不要住一楼，如果旅馆房间带阳台，你的上司肯定会检查阳台门能不能锁上。因而要预订具有足够安全保障的旅馆，如旅馆为顾客提供停车、电话号码保密服务等。
若你必须为大型会议预订房间，则应直接与一家可安排会议的酒店销售经理洽谈，让酒店为你安排团体预订房间，选择合适的会议室及处理其他琐事。