【工具】
会务费用接收清单
日期 送单人 费用说明 金额 审批人 接收人
2·认真核查、清理
首先，每张发票要清对好，并仔细辨认真伪，做到日清日结。
其次，每天一定要清理账务，录入电脑，否则费用累积下来，最后无法说清楚每笔钱的去向。
再次，大笔的费用须经相关人同意才能给予报销或暂借。
六、议程跟踪
议程跟踪主要由会务组组长负责，要保证议程的变动及时通知到每一位与会人员，对于自己无法处理的事，要及时上报到会议总协调处；随时听取参会人员的意见和问题并分类，该反馈的及时反馈，该转告的及时请示领导及相关人员；记录会议期间的电话、传真，区分信息的轻重缓急，及时处理，保证各类信息的及时传递。
会议中要随时注意各人员的意向，看他们有何要求，会议是否有什么临时变化，进程是否要修改等。
七、编写会议记录与会议简报
会议记录是会议内容和过程的真实凭证，在各种会议上做记录是高级文秘最重要的工作之一。
提醒您
人数多、会期长的大中型会议都要编写会议简报，无须分组讨论；会期只有三四天的会议，一般不用出简报。
会议记录的措辞要符合实际、简明扼要，不能有记录人的见解和评论，必要时可使用录音机先录下，以免做记录时有所遗漏。
会议简报是会议期间编印的关于会议进行情况的简要报道，内容包括代表们在讨论中提出的意见、建议和会议决定的事项等。
八、突发性事件处理
一个良好的汇报机制，是突发事件能得到及时处理的基础，在对会务人员进行分工时就应安排人员对遇到突发性事件进行处理，做到人员的及时补位。
会务组成员如有必要可每日定时召开例会，由各成员总结当天的工作，这样也许在一些人眼中只当做一个小问题的事件，在有经验的人听来，就会立刻发现其可能造成的严重后果，从而能及早地预防可能发生的事件。一旦意外事件发生，首先要做的就是尽快通知相关责任人，并立刻调动各项内外部资源处理问题，做好会议议程及相关资料的调整，及时通知与会人员；对于无法处理或会务人员无权做决定的突发事件应及时汇报至会议总协调处。
第二节 会后整理工作
会议结束了，并不是说会务工作就随之结束了，对于高级文秘而言，还有许多工作要做。
一、会场检查
会议结束后，首先要检查会场。
会开完了实行退场检查制，按设备清单核准会务组携带的仪器是否齐全；相关会议资料有无遗漏；回收剩余的文件、资料、文具、礼品，收存会议所用仪器、设备；可以根据会议准备清单的内容检查一遍。
二、会场清理
会议结束后，应清除会场留存的各种会议标志。会议期间必须及时清理所有资料，严格遵守保密规定，确保公司机密文件的安全。对使用完毕的物品进行及时清理并归还相关部门。
三、会务组退房进行财务结算
按公司的财务规定，及时处理账务票据，结算会议相关费用。
四、会议效果的调查和总结
会议结束后，会务组成员应进行会议满意度调查，认真分析调查结果，总结会务工作存在的问题和改进建议，撰写会务总结。会务总结应特别指明本次会务工作的关键要素、可供借鉴的地方、不尽如人意的环节、改进意见等。
实例
会务总结参考格式
1·会议简介
包括会议名称、召开地点、主办单位、参加人员、会议议题、会程安排、召开的背景、会议预期效果等。个人总结着重写本人负责的会务内容。
2·本次会务工作要点
(1)会务组成员名单。
(2)会务工作安排。
(3)本次会务主要抓的几项工作。
(4)本次会务关键要素(要针对本次会议的特点进行分析和安排)。
(5)本次会务与其他会务工作的不同之处。
(6)本人负责部分工作总结。
3·会议满意度调查情况
即“会务组织满意度”调查反馈情况、各要素得分统计、评价最好与最差的问题集中点等。
4·问题分析
参考会务满意度调查结果对整个会议过程进行分析，归纳出本次会务存在的问题、会务组工作的不足之处、从此次会议中得到的教训、相关改进意见等。
相关问题提交会务组长协调解决。
5·经验总结
(1)本次会务工作的成功之处。
(2)可以推广或可供他人借鉴的地方。
五、会议文件的收退
会议文件的收退也称会议文件的清退，通常指重要会议的与会人员在会议结束时，根据规定将会议上发的文件清理并退回会议高级文秘处。此项工作主要在机密程度较高的会议结束时或会议结束后做。
1·重要会议文件清退原因
首先，文件内容是高度机密的，长期存放在个人手中，可能会遗失和泄密。
其次，会议文件，特别是领导在会议上的即席讲话、与会人员的即席发言不宜扩散。
再次，有些文件属草稿或参考性的，某些甚至与会议的精神、决议不完全相符，泄露出去会影响会议精神的传达贯彻。
2·会议文件收退工作程序
第一步，向会议主席团或主持人汇报发文情况，提出收退文件建议。
第二步，待主席团或会议主持人批准建议后，下发收退文件目录，并做必要的解释工作。
第三步，会议结束后进行清退，清退要逐份清点、登记，发现丢失的应查清原因，及时向领导报告。
六、会议文件的立卷归档
会议文件的立卷归档，是指会议结束后依据会议文件的内在联系加以整理，归入档案。会议文件的立卷归档是会议结束后的一项重要工作。
1·会议文件立卷原则
会议文件立卷归档的原则是一会一卷，其目的是便于日后查找利用。
2·会议文件应立卷内容
对会议所有材料的形成、使用过程，都要加以注意，包括领导决定开会的批示、会议通知、会议名单、会议主要文件的历次修改稿、会议的议题、日程和程序安排、会议的各种文件、各种发言材料、各种记录、简报、快报、会议纪要、会议总结等。凡是印刷下发的都要留有一定的份数，对会议主要文件的历次修改稿、会议纪要的修改稿应注意跟踪，会议一结束，马上按立卷要求收回。
3·会议文件立卷方法
会议文件的立卷方法，应根据会议类型和材料的多少而确定。
会议文件较多的大中型会议文件的立卷方法是，先区别文件类别，然后按问题、时间立卷。同一文件的不同修改稿按修改的时间顺序排列，但要把定稿放在前面。
工作会议立卷方法，通常按工作顺序排列：领导关于开会的批示，会议通知，会议议题、议程，会议记事表，会议决定事项，会议决定事项所涉及的文件。有些决定事项没有会议文件，应在卷内注明。一次会议决定几个事项，立卷应按决定事项的重要程度排列。
提醒您
无论哪种会议，立卷后卷内文件都要有编目，每份文件上要盖编目章，填写卷内目录。立卷工作完成后，即可归档。
探究·思考
1·你接到一个通知，要求你到上海参加一个为期一周的会务。在离开现在的工作岗位之前，你应该先处理哪些问题？
2·假设由你负责准备一次为期6天60人左右的公司高级主管会议，通知他们参加会议应注意哪些问题？
3·对于大型且重要的会务，该在什么时候由谁来完成什么工作，一定要分工明确，职责清晰，在工作开始时该如何做好会务组人员的分工呢？
4·如果你是负责会务的住宿安排工作，而与会人员变动较大，经常有不确定性，那么在住宿的管理方面你应该注意哪些问题？
5·如何进行会议资料管理？
6·有一次大型展览会，邀请了公司许多中外客户，你在这次会中主要负责车辆调度工作，请问你将怎样保证客人们的用车？