(2)保密文档的管理
保密文档的管理非常重要，如果管理不好造成泄密，会对单位造成重大影响，有时可能要追究泄密者的法律责任，所以一定不能疏忽大意。
(3)保密文档的传递
有些企业的办公地点可能分布在各地，所以对机要文件的外送、部门一般文件的传递、异地出差文档介质携带都要填写相应的表格，按要求在主管签字同意的情况下进行传递。
【工具】
机要文档外送申请表
申请人 工号
申请事项
发送原因
是否与对方签订有保密协议等类似文件：□是 □否
（注：如签订有保密协议等类似文件则请写出文件名称并将此文件复印附后）
文件名称：
发送形式□纸件□电子件
发送人账号(若是使用e-mail则填写此项)
接收人账号(若是使用e-mail则填写此项)
产品经理审核 日期
部门最高机要人员审批 日期
备注
2·版权及知识产权信息
对于涉及版权及知识产权的信息应征得所有人的同意或履行相应的手续后方可发布。
内部公开文件夹可以按部门分发或在公司内部公告栏内发放，也可以在公司内部计算机网络上发布。
绝密、机密文件严禁在计算机网络上发布、公开和发送，秘密文件夹如需要在网络上传送，应得到相应领导的批准。如在NOTES上发布公司技术文件，必须在发文之前由知识产权处进行审查确认可发布后才进行发布。
3·对外合作文档
在对外合作中，如确需要向合作方提供公司保密文件的，应当首先按其保密级别由相应领导书面批准，并在提供前与对方签订保密协议。
第五节 信息管理
信息管理是高级文秘的主要职责之一，尤其是公司内部各项信息的管理。信息管理好了，不仅利于工作的运作、开展，也利于上司及员工信息的利用。
一、基本信息收集工作流程
基本信息收集工作主要包含以下三个方面：部门及人员基本信息收集、基本规章制度收集、常用电子流/数据库的基本情况了解。
1·部门及人员的基本信息
(1)部门基本信息
部门基本信息通常包括部门名称、部门编码、部门所跨产品、部门主管、部门基本架构、部门基本资产分布等。
(2)人员基本信息
人员基本信息通常包括以下几个要素：姓名、工号、项目组、职务、身份证号码、籍贯、专业、毕业学校、入职时间、入部门时间、常用联系方法、实验室位置、办公室位置、备注等。
在收集以上信息时，可制定并运用一些表格。
【工具】
部门基本信息登记表
部门
名称部门
编码部门主管部门主
要产品产品
编码主要实验
室分布部门基本
组织框架
姓名 部门副经理
工号 部门基本人数
联系
方法
【工具】
部门基本资产分布表
资产名称 资产
编号 分布
地点
责任人资产名称资产
编号分布
地点责任人
传真机 长途电话
打印机 公用软驱
复印机 常用表格
手提电脑 小推车
公用文具
【工具】
部门人员基本信息登记表
姓名工号项目组毕业
学校专
业学
历身份证
号码籍贯入职
时间入部门
时间 招聘
类型备注
【工具】
部门人员办公信息登记表
姓名 工号 项目组办公室及电话实验室及电话其他联系方式
2·基本规章制度
基本规章制度主要包括《公司员工行为准则》、《公司规定》、《保密制度》及部门内部的规章制度。部门内部规章制度都是以公司的规章制度为核心的，但在内容上和要求上都会较全公司的制度要细致、更具有操作指导性。因此，必须了解部门有什么样的规章和制度，让这些规章制度更好地指导工作，遵循它、执行它、监督它及改进它。
3·注意事项
(1)纸件信息要注意分类保存
纸件信息的留底工作很重要，需按一定的原则进行分类，分类要清晰，方便自己和他人查找。
(2)要重视电话信息的记录和传递
电话来时通过电话记录、电话录音等方式对信息进行记录，然后再对这些记录进行整理；需要转发给相关人员处理的信息一定要及时转发。
(3)切忌不假思索把得到的邮件信息立即转发给部门人员
高级文秘收到的邮件信息往往都是原始信息。首先，高级文秘要认真阅读邮件，无关邮件立即删除，对于提出某些具体要求的邮件，要先自己弄清楚要求以便日后向来询问的员工回答；其次，要对信息进行筛选，确认是需要转发给部门人员的信息后再转发，转发邮件里可以对相对难懂的文件、制度等做适当的解释。
二、信息系统建立
信息收集好了，如果没有一个好的系统把信息管理好，也难以对这些信息加以利用。信息系统就是用适当的方法把信息存放好，小到一张“部门人员电话号码表”，大到“部门文档评审电子流”数据库都是信息系统。比如说，部门经常有人来问高级文秘一些发过的信息：办理暂住证需要哪些东西？定点班车何时发车？等等，为了避免反复回答这些问题而耽误时间，不妨动手建立一个“部门人员常用信息查询”系统。首先，可以借用部门专栏上的一块空间设立“部门人员常用信息查询”系统，接下来的工作就是往这个信息系统里放信息了。
1·信息的筛选
通过一定的信息渠道可以获取到大量信息。有些信息是不需要留底的；有些信息只需要高级文秘和主管知道就可以；而有些信息是与员工息息相关的，就需要把这部分信息录入到“部门人员常用信息查询表”中。最好在录入这些信息时能加入自己的总结，使员工更易了解。除了上述信息外，高级文秘还应该时时留意员工的需求，比如，很多员工在填写报销单时都会问：部门编码是多少？××产品编码是多少？问的人多了，就应该考虑把这些编码制成一个表格放到“部门人员常用信息查询表”中。
2·信息的整理
根据信息的属性，可分成考勤类、报销类、财务类、活动类、文档类等，使信息分类明确，方便查找。
三、信息系统维护
完成了信息收集、建立系统后，接下来就是维护。信息之所以被称为“信息”，是因为它具有及时性，它永远都传达着最新、最快、最准确的资讯，当它过时、变旧了，就没有存在价值了，所以一定要及时更新。
1·保持信息的“最新”
“部门人员常用信息查询表”这个信息系统建立好后还要多注意维护，要留心公司各大公告栏、各类通知，当得知有某项规章制度的“升级版本”后，要及时将已经失效的信息从系统中删除掉，把最新的信息补充进去。比如，公司从××年×月×日起实行了新的考勤制度，就要将旧的考勤制度进行更新。当然，一个好的高级文秘还应该定期检查信息的完整性和有效性，把维护信息系统作为自己的一项例行工作。
2·重要信息要进行备份
普通信息是不需要留底的，比如“部门人员常用信息查询”中的信息由于放在部门数据库中，所以比较安全，即使受损也可以再找到；需要留底的是那些不可再现的信息，如工作联系单、领导会签文件、领导批示的文件、信息确认的传真件及电子件等。
(1)纸类文件
文件夹里的各类纸件留底存放久了，有可能会受潮，多次借阅后也会出现残损，所以要定期整理纸件文档，重要的纸件类文件要复印一份，保留原件，传阅时尽量传阅复印件。
(2)电子文档
电子文档，如果有可能，最好采用双备份，光盘上拷贝一份，硬盘上再备份一份，一旦出现断电或病毒入侵的情况，信息也不会丢失，要及时更新文档目录及文件内容，删除已失效的文件。
(3)邮件
许多邮件都是有保留价值的，要想既保留信息，邮箱又不会阻塞，最好的办法是建立本地邮箱。