S：Yes，sir· I have provided all the necessary material· I have also prepared a meeting memo·
K：Excellent· After the meeting has been adjourned，please inform the interested parties of any action taken· Write up the official notice in duplicate·
K：陈小姐，每月一次的执行委员会会议定于下星期召开，所有的委员你都通知到了吗？
S：都通知到了，先生。我已经打电话或写便函就此会议非正式地通知了每个委员。
K：陈小姐，会议的议程准备好了吗？
S：准备好了，先生。这是一份复印本。
K：会议记录本、公司的内部章程、凭照以及决议草案都准备好了吗？
S：是的，先生。我已经提供了所有的必需材料，我还准备了会议备忘录。
K：好极了。休会后，请你把所有安排事宜告知各有关方面。写出正式通知并一式两份。
三、会议通知
1·常用词句
The meeting will be held at the Grand International Hotel· 这次会议将在国际大饭店举行。
You are expected to attend the conference· 希望您能参加这次会议。
A1l the nonexecutive directors will be present at the meeting· 所有的非执行董事都要参加这次会议。
We will ho1d a meeting to decide the long-term plan of this company· 我们将举行一次会议，确定公司的长期计划。
The auditors will meet at 3 p·m· on Friday，December 21，in the Lincoln Room· 审计师们将于12月21日星期五下午3：00在林肯会议室举行一次会议。
The purpose of this meeting is to make the following decisions· 这次会议的目的是要对以下事项做出决定。
The meeting has been rescheduled for June 3· 这次会议已改在6月3日召开。
2·范例
实例
会议通知
Date：December 15，2007
To：Roger Williams，R&；D Manager
From：Mary Geyrac，Chair
Re：A Speech on High Technology at the Annual Conference
This year the annual conference will take place at the Pearl Hotel from December 15 to 18· Enclosed are the agenda，the minutes of the last annual conference and details of the accommodation arrangements·
Last year you gave a very interesting presentation on the subject of“High Technology· ”I would be grateful if you would consider giving us an update on this· I would appreciate it if you could send me a confirmation·
译文：
日期：2007年12月15日
接收人：罗杰·威廉姆斯(研究与开发部经理)
发送人：玛丽·盖拉克(会议主席)
主题：在年会上作一个关于高新技术的发言
今年的年会定于12月15日至18日在明珠饭店举行。随函谨附会议议程、去年年会的记录以及食宿安排的详细情况。
去年，您作了一个题为“高新技术”的报告，非常精彩。若您能对此再作一次内容新颖的报告，我将非常感激。请回函确认。
实例
会议更改通知
To：Members of the long-Range Planning Committee
From：Xi Chen，Secretary
Date：March 18，2008
Subject：Change in May Meeting Date
The regularly scheduled Febrary 18，2008 meeting of the Long-Range Planning Committee is rescheduled for March 25，2008，at 3：00 p·m· in the Third Conference Room because President must attend a marketing conference in New York·
P1ease notify me at extension 3106 if you Will be unable to attend·
译文：
接收人：长期计划委员会成员
发送人：陈茜(秘书)
日期：2008年3月18日
主题：5月份会议日期变更通知
原定在2008年2月18日召开的长期计划委员会会议，因总裁要去纽约参加一个非常重要的营销会议，改在3月25日下午3：00举行，会议地点是第三会议室。
如果不能参加，请拔分机3106通知我。
四、会议议程
1·常用词句
opening call to order宣布会议开始
roll call点名
announcement of quorum宣布法定人数
announcement of agenda宣布会议议程
approval of agenda通过会议议程
approval of minutes from previous meeting通过上次会议的记录
discussion of late delivery problems讨论不能按时交货的问题