总计
分析上表，不难看出费用预算实际涵盖了会议期间发生的可预计费用和可能会发生的不可预计费用。所以在做详细的费用预算时，应对整个会议进行通盘考虑，要细心周到，预计可能发生的每笔费用，如会务组长途电话费、酒水费、纸张费用、复印费、临时购买物品的费用等，应留有余地，同时又要避免资金浪费。另外，还应考虑借支备用金(填写借支备用金申请表)，作为机动费用。
六、明确会议议程
1·确定会议议程的方法
一切的会务工作都必须围绕使会议达到预期的效果这个目的来进行，所以在会前就应该使每一个与会者对会议的各项议程有一个清楚的了解。
首先，在确定会议议程时，应与主办单位领导进行充分的交流沟通，以得到全面、准确的会议信息。
其次，在确定参会人员、会议日程时，要来回征求多方意见，以获得共同认可。
再次，议程中还应包括相关就餐地点、会议休息时间等安排。
2·将议程交领导审批
议程确定后应交会务组组长及与会领导审批，原则上要求在发出会议通知前确定出会议议程，避免突发性的修订。
【工具】
××会议日程安排时间表
序号时间事项备注
备注：
1·会务责任人：联系电话：
2·请大家遵守会议纪律，将手机调到无声状态，离开会场请向会议责任人××请假。
3·每天进行一次会议签到登记。
实例
会议议程
日期：1月3日
时间：上午9：00～10：30
地点：新乡村饭店第一会议室
目的：决定是否应该提高生产能力
与会人员：罗威、彭杰、刘方、谭德、杨吉、罗希
事项目的时间发言人
评估决策标准达成共识15分钟-
评议5年的产量通报信息10分钟杨吉
评估近期和远期需求达成共识20分钟刘方
评估成本通报信息15分钟谭德
讨论目前的生产能力
潜力的利用形成决定20分钟罗威
3·会务须知
可以在会务议程后面附上会务须知。会务须知与会议通知不同，它所包含的内容要广得多，如会议议程，会务组及展会负责人的房间号及联系电话，展览会开展及撤展的时间及地点，班车时刻表，技术讲座的时间、地点安排，样板点参观路线，娱乐、餐饮情况，会场纪律和会议期间的注意事项等，可以说整个会务组的工作都能体现在会务须知上。
七、安排住宿、餐饮、用车
会务中餐饮、住宿和用车往往涉及的直接费用比较大，且跟与会者对会务的满意度直接相关，若考虑不周或安排不当，整个会务工作就很难说是成功的。所以对这三项工作，应该多花些时间来做好计划，各方面的细节都要尽量考虑到。
1·住宿安排
首先应与酒店搞好关系，方便以后工作的开展。高级文秘应与酒店销售部经理搞好关系，在房间等问题上留一定的余地，在客人突然增加或减少的情况下，可与酒店很好地协商解决。另外，如果充分利用了酒店的资源(如酒店司机、小工、酒店服务生、数投仪器等)，就可以省下时间去做其他更紧急、更重要的工作。
在预订酒店时应进行实地考察，要询问好房价、空房或会议室的大小，而且一定要亲自去看才能确定是否入住。
在安排住宿的时候，不要忘了事先弄清楚与会者的性别，还有同房间的人员搭配也要考虑，并且要做好住宿人员登记表。
【工具】
住房登记表
序号姓名性别省份单位职位手机房间号入住时间备注
如果是大型展览会，客户进出情况频繁，应做好最新客户名单的跟踪，事前逐个落实实际就餐和住宿的人数。尤其需要注意的是，有些与会人员不一定参加所有的会议，有可能只参加第一天的会议，或是只参加第二天的会议，所以要及时与酒店核对，每日填好住房结算表，并且纪律一定要严明。如不住宿一定要通知会务组，确认未到会人员是否已向领导请假，以核定参会人员具体的情况，并通知相关会务人员，以调整住房、餐饮等事项。如果与会人员较多，有必要在会议期间确保有一专人负责跟踪客户信息，提供最新的客户名单。
【工具】
住房结算表
日期房间类别申请房间号退房号实际使用数量金额结算确认
2·餐饮安排
会务组一定要确认菜单，这就需要你与餐厅经理加强沟通，每餐的菜谱都仔细过目，并将不合适的菜换掉。在餐前10分钟应再与酒店确认餐饮的准备情况。
3·车辆调度
(1)制定安排清单
会务车辆调度能否有效、妥善管理，关系到整个会务的成败，可以制定清单来准备车辆安排工作。
【工具】
车辆安排清单
事项
数量
新车 优良车 进口车型
确定用车
需求
领导接送
客户迎接
样板点参观
送行、游玩
紧急调用车
确定车辆
来源
公司派车
酒店车辆
旅游公司车辆
当地办事处车辆
(2)制定车辆调度规定
为了使车辆调度工作有条不紊地进行，一定要制定车辆的调度规定，向司机传达严格的纪律，统一由会务组进行车辆的调度，其他人用车必须事前申请，违规者将给予处罚。
(3)登记所有车辆信息
要登记所有车辆的具体信息，并在会务组内传阅。因为会务期间可能随时有电话找你申请用车，接到此类要求，不能马上作出答复的，需要立即在会务车辆用车信息登记表中准确记录好申请人的必要信息。
【工具】
会务车辆用车信息登记表
司机 联系电话
车型 车牌号码
座位数 车辆所属单位
申请人 联系电话
用车具体日期、时间客人数量及级别
车辆行走路线 确认派车司机
预计返回时间 是否已返回
在此，有一点需要注意，即在调度车辆时要与司机确认是否熟悉相关的行车路线，以充分利用车辆的资源，提高车辆的使用效率。
八、会场布置
其实会前所有准备工作当中要数布置会场最为费心，第一是资料数量多，第二是考虑事情要周到。事先尽可能将会场布置的各方面罗列出来，订好完成时间，不断刷新准备情况，以保证会场的布置万无一失。
【工具】
会场布置跟踪表
任务完成时间备注完成情况
会场保密要求。录音设备、指引牌。
确定横幅标语的内容制作要求，向会场出租方提出相关要求。
续表
任务完成时间备注完成情况
指示牌的制作。
与会人员姓名的确定及座位名牌的制作。
通知电视台及报社来采访。
会议桌鲜花的摆放。
会议资料的摆放。
座椅数量。对人员可能的变动作一个相应估计和安排。
文具。
水果、饮料。
灯光、音响、麦克风、数投、打印机。提前调试。
总之布置会场是件小事，但各方面的事情都要考虑进去，工作做得周到，才能给人一种舒适的感觉。
九、做好新闻发布工作
有些重要的、大型的会议，需要向媒体发布。这项工作大多由公共关系部门负责，高级文秘只需把预先收到的发言者的情况(履历或自传的概要等)及其他有关材料转交给该部门就行。若没有这样的机构，高级文秘就要起草新闻发布稿，在会前或会后的适当时间发布。
十、进行全面的会前检查
会前检查是落实各项会议准备工作、保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。
检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署、票证检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务人员的就位等。会前检查要求每个细节都不放过。就拿会议设备来说，要保证做到随时提供放映机灯泡和电线的备用品；保证在任何意外发生的关头，机器可以更换或修理。主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，文秘人员可以把这些情况告诉有关人员。